Salesforceのデータローダ活用ガイド – 実践編- 各種機能や実運用で使えるポイントまで徹底解説

前回の記事ではSalesforceのデータローダの基本知識と皆様のPCへのセットアップ手順をご紹介いたしました。

本記事ではいよいよ、データローダの詳しい使い方や実運用で使える豆知識についてご紹介いたします！

「まだセットアップができていない！」

「もう一度基本から見直したい！」

という方は、【前編】Salesforceのデータローダ活用ガイド – 基礎知識〜セットアップ編を是非ご一読ください！

また、Salesforceの基本的な情報はこちらの記事をご覧ください。

1. Salesforceデータローダの各種メニュー機能について

データを起動すると、まずはじめに各種メニューが配置されたウィンドウが表示されます。

これらのメニューでどのような処理を実行できるか、1つずつご説明します。

Insert（レコードの挿入）

新しいレコードをSalesforceオブジェクトに追加するために、この”Insert”メニューを使用します。CSVファイルに挿入したいデータを入力しておき、データローダを用いてCSVファイルをインポートすることで、一度に複数のレコードをSalesforceオブジェクトに挿入できます。

Update（レコードの更新）

“Update”メニューは、既存のSalesforceオブジェクトレコードを更新するための機能です。”Insert”同様、CSVを用いて更新したいレコードをデータローダ経由でインポートすることで、一度に複数のレコードを更新することができます。ただし、Updateの場合には更新対象を一意に特定するために、レコードのSalesforce ID、または外部キーをCSVファイルに含める必要があります。

Upsert（レコードの挿入または更新）

“Upsert”メニューは、”Insert（レコードの挿入）”と”Update（レコードの更新）”を一つにまとめた処理です。インポートするCSVの中で、Salesforce ID（または外部キー）が指定されている場合はそのレコードが更新され、指定されていない場合は新規レコードとして挿入されます。

Delete（レコードの削除） / Hard Delete（レコードの完全削除）

特定のオブジェクトレコードを削除したい場合に”Delete”または”Hard Delete”メニューを使用します。インポートするCSVファイルにSalesforce IDまたは外部キーを含めることで、それらのレコードを削除することができます。

“Delete”メニューでレコードの削除をする場合、削除されたレコードはごみ箱へ移動され、最大で15日間保持されます。ゴミ箱にレコードが保持されている間であれば、レコードを復元することができます。組織のストレージ容量によってごみ箱に保持できるレコード数が定められており、保持できるレコード数は”25 × 組織のストレージ容量（MB）”で算出することができます。

▼ 組織のストレージ容量が2,000 MB (2 GB) の場合

ごみ箱には 50,000 レコードを収容できます (25 x 2,000 = 50,000 レコード)

ごみ箱内のレコード数がこの制限数を超えた場合、ごみ箱に移動された日時が古いものから完全削除されます。

ごみ箱に移動させる必要がなく、はじめから完全削除させたい場合には”Hard Delete”メニューを使用します。なお、”Hard Delete”メニューはデフォルトでは選択できないように管理されています。”Hard Delete”メニューを有効化されたい場合は、Salesforce公式のヘルプページをご参照ください。

操作方法（Insert, Update, Upsert, Delete, Hard Delete）

 

Export（レコードのエクスポート） / Export All（すべてのレコードのエクスポート）

Salesforce環境上に保存されているデータをエクスポートする場合に”Export”または”Export All”メニューを使用します。

“Export”はアクティブな（削除されていない）レコードのみを抽出するのに対して、”Export All”はごみ箱に移動されたレコードも含めて抽出することができます。

操作方法

2.どのような場合にSalesforceのデータローダを使うか？

Salesforceではデータの一括作成・更新の手段としてデータローダとインポートウィザードの2つの方法が考えられますが、どの様に使い分けるべきかというご相談をよくいただきます。そこで、どのような場合にデータローダを用いるべきかを簡単にご紹介いたします。

データローダを用いるべきケース

1. 5万〜500万件のレコードを取り扱う必要がある
2. インポートウィザードが対応していないオブジェクトに対する操作の必要がある
3. バックアップ目的でデータをエクスポートしたい

インポートウィザードを用いるべきケース

1. 5万件以下のレコードを取り扱う場合
2. インポートウィザードが対応しているオブジェクトに対する操作の場合
3. 対象オブジェクトの項目数が50未満の場合
4. データに複雑な項目の対応付が含まれていない場合

データローダはインポートウィザードに比べてより多くのデータを取り扱うことができ、複雑なデータ構造にも対応可能な反面、セットアップの手間がかかるのが難点です。前述のケースと照らし合わせて、適したツールを選択することが大事です。

3. Salesforceデータローダの実運用で使える豆知識

ログファイルを文字化けさせずに開く方法

InsertやUpdateをしたあと、ログファイルを開くと「あれ？文字化けしてる」という経験をしたことはありませんか？実はデータローダで出力されるログファイル（CSV）はUTF-8という文字コードで出力されるのですが、デフォルトの場合CSVファイルをダブルクリックして開くとExcelアプリがShift-JISのファイルだと自動で認識してしまい、そのズレが文字化けを引き起こしてしまいます。

そのため、ログファイルを開く際には以下の手順で開くようにしましょう。

1. Excelの新規Bookを開く

2. データ>[外部データの取り込み]から[テキストファイル]を選択する

3. 表示したいログファイルを選択する

4. [元のファイル]の選択肢を”Unicode (UTF-8)”に変更し、文字化けがないことを確認して[次へ]

5. 区切り文字を”カンマ”のみ指定して[次へ]

6. “選択したデータのプレビュー”の全列を選択し、”列のデータ形式”にて文字列を選択して［完了］

7. データの入力先を確認して[インポート]

8. シートにログファイルが文字化けなく表示されていることを確認

InsertしたレコードのSalesforce ID確認方法

データ移行のために、他システムからデータを加工してCSVでインポートすることも多いかと思います。InsertされたデータはSalesforce上でSalesforce IDが割り振られて保存されていますが、このSalesforce IDを確認したいときに、わざわざExportをして確認するのは手間ですよね。この手間を解消する方法をご紹介します。

実は、Insertしたときのログファイルには、Insertしたデータに”ID”と”Status”という列が追加された状態のレコードが記録されています。この”ID”という列にはInsertされたSalesforce IDが記録されているため、ログファイルを確認するだけでSalesforce IDを取得することができます。

実務でもこういったお問い合わせをいただく事が多いため、実はご存知ない方も多いのかもしれません。（またはあまりログファイルを見ないため忘れ去られている、、、？）

この記事を機に、是非活用してみてはいかがでしょうか。

4. まとめ

前記事・本記事の2回に渡ってデータローダの活用ガイドをご紹介いたしました。今回の記事内容が皆様の日々の業務に役立てば幸いです。

ストラではデータローダを用いたSalesforceの運用支援はもちろん、システムグランドデザインの検討やSalesforceの導入支援・運用支援まで一貫して実績をもったコンサルタントが支援しています。

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