Account Engagement（旧 Pardot）のオートメーションルールとは？使い方や注意点を実例を交えて徹底解説

せっかくマーケティングオートメーションツールを使っているなら、様々なマーケティング業務やデータ処理を自動化したいと思いませんか？Account Engagement（以下 Pardot）の主要機能の1つであるオートメーションルールを使えば、定常的なデータ自動化処理やメール送信など様々な業務を自動化することができます。

しかし、オートメーションルールは使い方や注意点を理解していないと、なかなかとっつきにくい機能で「使いこなせていない」「使い方がよく分からない」といった声があるのも事実で、実際お客様からもよくそのようなご相談をいただくことも多いです。

また、Engagement Studioや完了アクションなど他の自動化機能との違いについてよくわからないといったお声も多くいただきます。

そこで本記事はオートメーションルールの使い方や注意点について理解していただき、明日から実際に現場で使えるよう具体的に解説したいと思います。

Pardotについて基本的な内容を改めて知りたい方は是非こちらの記事をまずはお読みください。

また、ページアクションに関する記事はこちらからご覧ください。

1.Account Engagement（旧 Pardot）のオートメーションルールとは？

PardotのオートメーションルールとはPardotの主要機能の1つで、Pardotの処理を自動化する際に用いる自動化機能です。特定の条件に基づいてリストに追加したり、スコアを加算減算したり、メールを送信することもできます。

更にSalesforceと連携していればSalesforceにToDoを作成できたり、特定のユーザに通知を送ることができたりと、プロスペクトに対して様々な処理を自動化できるため、使いこなすことで強力なマーケティングツールとなります。

参考：【完全版】Account Engagement(旧 Pardot) とSalesforceのデータ連携仕様の徹底解説

2.Account Engagement（旧 Pardot）のオートメーションルールの構成要素

オートメーションルールは大きく以下の2つの要素で構成されており、それらを組み合わせることで特定条件に合致するプロスペクトに対する処理を自動化します。

・ルール

・アクション

ここからはルールとアクションについて詳しく解説します。

2-1.ルール

オートメーションルールにおける「ルール」を設定することで、設定した「ルール=条件」に一致するプロスペクトを絞り込み、絞り込んだプロスペクトに対してアクションを適用します。

ルールとして設定できる内容は以下のように様々用意されており、様々なルールを組み合わせて複雑なルールを作成することも可能です。

オートメーションルールに関する詳しい記事は、こちらからご覧ください。

2-2.アクション

オートメーションルールにおける「アクション」では先ほどのルールで絞り込んだプロスペクトに対して、様々なアクションを設定できます。アクションは複数設定することも可能です。

アクションとして設定できる内容は以下のように様々用意されております。

完了アクションに関する詳しい記事は、こちらから御覧ください。

ルールとアクションによってオートメーションルールが構成されていること、また、ルールとアクションでそれぞれどのようなことができるかをご理解いただけたと思います。

それでは実際にオートメーションルールの作成方法を見てみましょう。

3.Account Engagement（旧 Pardot）のオートメーションルールの作成方法

ここからは具体的な例を用いて、オートメーションルールの作成方法を解説していきます。

「プロスペクトのスコアが10点以上になったらSalesforceにToDoを作成し担当営業に通知、更にパスアップ日時を更新する」
という、営業へプロスペクトをパスアップするといった処理を作ります。

3-1.Pardot オートメーションルールの基本情報設定

Pardotのホーム画面からオートメーション＞オートメーションルール＞＋オートメーションルールを追加をクリックします。

オートメーションルールの作成画面が表示されるので、分かりやすい「名前」を付けて、「フォルダー」を選択します。

次に、必要に応じて「タグ」と「ルールの繰り返し」にチェックを入れます。

ルールの繰り返しについて

「ルールの繰り返し」にチェックを入れるとこのオートメーションルールを複数回適用することができます。逆にチェックを入れなければ、1人のプロスペクトに対してこのオートメーションルールが適用されるのは1回だけになります。

「ルールの繰り返し」を適用する際は、同時に「繰り返しの対象になるまでの日数」と「何回まで一致させるか」を設定しましょう。

「ルールの繰り返し」を適用することで、常に同じ処理を適用させたい場合は設定した回数まで自動的に適用され続けるので、定常処理がある場合はとても便利な機能になります。

3-2.Pardot オートメーションルールのルール設定

まず一致項目として「すべて一致」か「いすれかの一致」とand条件かor条件かを選択することができ、今回は「すべて一致」を選択します。

「＋新しいルールを追加」をクリックし、ドロップダウンから「プロスペクトのスコア」を選択します。さらに条件指定のドロップダウンから「次の値より大きい」を選択し、今回は10点以上というのが条件なので「10」と入力します。

今回は単一条件でしたが、更に「＋新しいルールを追加」をクリックして複数条件を作ることもできますし、「＋新しいグループを追加」では、条件のグループを作成することもできます。

ルールグループの例（スコア10点以上かつ、国が日本でCV種別が資料ダウンロード）

ルールの設定が完了したら次にアクションの設定に進みます。

3-3.Pardot オートメーションルールのアクション設定

アクションの設定画面では「＋アクションを追加」をクリックします。ドロップダウンから「SalesforceのToDoを作成」を選択し、ToDoとして設定する内容を設定します。

・件名：Salesforce ToDoの件名を入力します。

・割当先：誰にToDoを作成するのかを選択します。今回はCRMで所有者になっているユーザに設定しています。

・優先度：ToDoの優先度を「Normal」「High」「Low」から選択します。

・期日：ToDoの期日を今日からの日数で設定します。

・リマインダー：リマインドをする日数を今日からの日数で設定します。

・コメント：ToDoに残すコメントを入力します。

更に「＋新しいアクションを追加」をクリックし、「ユーザーに通知」から営業担当ユーザを選択します。

最後にもう一つアクションを追加し、「プロスペクトのカスタム項目値を変更」を選択し、更新したいカスタム項目を選択します。今回は「CV日時」というカスタム項目を選択し、値として「today」を選択します。

▼設定画面イメージ

ここまで設定を進めたら、設定内容をもう一度見直して問題なければ「オートメーションルールを作成」をクリックします。

3-4.ルールに一致したプロスペクト数の確認

作成されたオートメーションルールは一時停止の状態で保存されます。

作成したオートメーションルールをクリックすると詳細画面に遷移しますので、まずはルールに一致するプロスペクト数とユニークプロスペクト数を確認し、必要に応じて「一致をプレビュー」から一致したプロスペクトの詳細を見に行って、想定通りのプロスペクト数になっているかを確認しましょう。

そして問題なければ「オートメーションルールを再開」をクリックし、実際にオートメーションルールを起動します。

4.Account Engagement（旧 Pardot）のオートメーションルールの注意点

ここからはオートメーションルールを設定する際に気を付けるべき注意点を解説します。

4-1.初回起動時、ルールが過去に遡って適用される

通常、運用を行うなかでオートメーションルールを増やしていくことになると思いますが、作成したオートメーションルールじゃ過去に遡って適用され、設定したルールに一致するすべてのプロスペクトに影響するので、思わぬ挙動をせぬように事前に考慮に入れて設計を行いましょう。

4-2.Pardot オートメーションルールがプロスペクトに適用されるまでタイムラグが発生する場合がある

オートメーションルールを作成し起動する際に、なかなか条件に一致しているプロスペクトに対してアクションが実行されないことがあります。ルールを適用するプロスペクト数によっても異なりますが、5分ほどで処理が始まるケースもあれば、最大1時間ほど処理に時間がかかることもあります。

4-3.契約エディションごとにPardot オートメーションルールの上限数が異なる

オートメーションルールはPardotのエディションによって上限数が異なります。例えばProエディションであれば最大100件、Ultimateエディションであれば最大150件となります。

4-4.Pardotオートメーションルールはごみ箱から復元できる

一度使わなくなったオートメーションルールを削除した場合、ゴミ箱に移動します。運用のなかで一度削除したオートメーションルールを復元したい場合は、Account Engagement設定＞ごみ箱＞Automation Ruleから復元することができます。

5.Account Engagement（旧 Pardot）のオートメーションルールの実例

オートメーションルールを利用して具体的にどのようなことができるのか、ここでは現場でもよく利用するであろう2つの実例を紹介します。

5-1.一定期間アクティビティがないプロスペクトスコアのリセット

プロスペクトのスコアについて、一定の期間何もアクションがないプロスペクトのスコアをリセットするというケースはよくあります。そういった場合はオートメションルールを利用して処理を自動化することが可能です。

90日以上アクティビティがないプロスペクトのスコアをリセットするオートメーションルールの設定例

5-2.無料トライアル申込者に対して30日後にリマインドメールを送付

「CV種別」や「CV日時」といったカスタム項目を用意しておくことで、無料トライアルの申込者に対して「申込日の〇日後に使い方メールを送る」「申込日の〇日後に本申込への案内メールを送る」といったこともオートメーションルールで実現できます。

これは資料DLした方に30日後別の資料を添えたメールを送るなど、様々なケースに応用できるオートメーションルールなので、是非参考にしてみてください。

無料トライアル申込者に対して、申込から30日後にフォローメールを送付するオートメーションルールの設定例

上記以外にもオートメーションルールの利用例がSalesforceヘルプサイトに掲載されているので、是非合わせてご覧ください。

参考：オートメーションルールの例

6.まとめ

今回はオートメーションルールについて設定方法や注意点、事例を解説しました。使い方次第では強力な武器になりマーケティング業務の効率化を実現できることができる機能ですので、是非本記事を参考に明日から現場で活用を進めてみてください。

ストラではオートメーションルールの設計・設定をはじめ、PardotやSFA/CRMツールの全体設計から構築、活用支援まで実績豊富なコンサルタントが一貫して支援することが可能です。

PardotやSFAツールの導入や活用においてお困りごとがありましたら、お問い合わせフォームより、お気軽にご相談ください。