Salesforceのメールテンプレートとは？作成方法や表示されない場合の対応について解説

Salesforceを導入して、営業活動の効率化を図っている企業であれば、日々多くの顧客とメールでやり取りをする機会があるかと思います。

顧客に送付したメールは重要な営業活動データであり、レスポンスの速さや内容が重要な一方で、似た内容のメールを顧客に都度送ることは営業効率を下げてしまう要因にもなります。

そこで、ぜひ活用いただきたいのが、Salesforceの「メールテンプレート」機能です。

Salesforceのメールテンプレート機能はSalesforce上によく送るメールの内容をテンプレートとして登録しておくことで、いつでも呼び出してメールを作成でき送信業務を効率化することができます。

そこで本記事では、Salesforceのメールテンプレート機能について、その種類や活用メリット、作成方法について解説します。

自社の営業効率化やマーケティング業務効率化を図りたいご担当者様はぜひ本記事を参考にしてください。

まず、Salesforceについて詳しく知りたいという方は、こちらの記事からご確認ください。

参照：Salesforce（セールスフォース）とは？製品群や機能、メリット・デメリットを簡単に解説！

Salesforceと各種メールツールとの連携については、以下を参照してください。

参照：SalesforceとGmailの連携方法について解説！活用メリットや連携できない場合の対応も紹介
参照：SalesforceとのOutlook連携方法について解説！活用メリットや連携できない場合の対応も紹介

Salesforceのメールテンプレートとは？

Salesforceのメールテンプレートとは、営業活動やカスタマーサポート、マーケティングなどでよく利用されるメールの内容を標準化し、誰でも時間をかけずに同一内容のメールが送れる様にするためのSalesforceの標準機能の一つです。

Salesforceのメールテンプレート機能を活用することで、メールの送信作業が効率化され、さらに品質が一定に保たれたメールを送付することができます。

また、メール内容やフォーマットのカスタマイズもできるため、送付する内容やターゲットに合わせてテンプレートを作成することで、効果的なメールマーケティングを行うことも可能です。

Salesforceでは、Classic版とLightning版の2種類のインターフェースでメールテンプレートを利用できます。

それぞれ操作画面や機能が異なるため、各自の利点などを踏まえて利用を検討してみてください。

Classicメールテンプレート

Classicメールテンプレートでは、シンプルなテキスト形式のテンプレートからHTML形式まで、さまざまな種類のテンプレートを作成できます。

<Classicメールテンプレートの種別選択画面>

Classicメールテンプレートでは、関数を使って差し込み項目を作成することができるため、操作に慣れている人は高度なカスタマイズをすることが可能です。

Lightningメールテンプレート

一方、Lightningメールテンプレートは、Salesforce Lightning Experienceで使用される新しいインターフェースのテンプレート機能です。

Classicメールテンプレートとは異なり、差し込み項目の記載ルールなどを覚えなくても、差し込みたい項目を選ぶだけでメールテンプレートが作成できるユーザーフレンドリーなインターフェースになっています。

<Lightningメールテンプレートの差し込み項目挿入画面>

Salesforce社は、Lightningメールテンプレートの利用を推奨しています。今後、より高度な機能や自動化などの機能開発も期待できるため、これからの利用を検討されている方は、Lightningメールテンプレートの利用を検討することをおすすめいたします。

Salesforceのメールテンプレートの種類

次に、Salesforceのメールテンプレートで作成できる形式の種類について解説します。

Salesforceでは、目的に応じたさまざまな形式でメールテンプレートを作成できます。

画像は、主な種類とその特徴です。

どれが良いということはなく、場面に応じて適したメールテンプレートが異なるため、それぞれの違いについて理解を深めていただき、ぜひ自社で利用する際の参考にしてください。

テキスト形式

テキスト形式のメールテンプレートは、シンプルなメールの作成に使用されます。

HTMLや画像を使用せず、純粋にテキストだけでメッセージを送信できるため、簡単に使い始められるのが特徴です。

ただし、テキスト形式では文字の装飾（太字にする、色を変更するなど）はできません。

その分テキスト形式は、ほとんどのメールクライアントに互換性があり、どんな相手先でも問題なくメールが表示できるなど、基本的な通知や確認メールなどに適しています。

HTML形式

HTML形式では、Classicレターヘッドを使用することで、メールのヘッダーを編集でき、自社のロゴや画像などを差し込むことができます。

メール本文もHTML形式であるため、本文への画像挿入や文字装飾が可能になり、メールマーケティングなど、より視覚的に魅力あるメールを送りたい際に活用いただきたいメールテンプレートです。

基本的にノーコードで作成できるため、誰でも簡単に、見栄えにこだわったメールの作成が可能です。

カスタムHTML形式

カスタムHTML形式は、Salesforceが用意しているClassicレターヘッドを使用せずにメールを作成するため、よりカスタマイズ性の高いメールを作成することができます。

テキスト装飾や画像の他にも、CSSを用いた効果を取り入れることで、より相手に興味を持ってもらえるようなコンテンツを仕上げられます。

一方で、独自にメール作成を行うため、高いWebコーディング技術が求められます。

問題が発生した場合も、Salesforce社からのサポートが受けられず、Salesforce社もカスタムHTMLによるテンプレートの作成は推奨していません。

どうしても自社のガイドラインに沿って、ゼロから独自に作成する必要がある場合のみ活用することをおすすめいたします。

Visualforce

Visualforceは、Salesforce社が提供する独自の開発フレームワークであり、この機能を用いてカスタムテンプレートを作成することも可能です。

高度なカスタマイズや動的なコンテンツ生成が可能で、4つの中では最も自由度が高くメールをカスタマイズすることができます。

一方で、やはりある程度Visualforceについての理解を深め、開発を行う必要があるため、操作習熟まで一定の時間がかかる場合があります。

日頃JavaやSalesforceの開発言語Apexなどに触れる機会があり、更に他社のメールマーケティングとは完全な差別化を図りたい企業のご担当者様はご利用を検討してみてください。

Salesforceのメールテンプレートを活用するメリット

続いて、Salesforceのメールテンプレートを活用するメリットについて見ていきましょう。

Salesforceのメールテンプレート機能を活用することで、業務の効率化の他にも、マーケティングや企業ブランディングにおいて大きなメリットに繋がります。

マーケティング強化をご検討の企業様は、ぜひ参考にしてみてください。

メール送付業務を効率化できる

はじめに、メールテンプレートを使用することで、日々発生する定型的なメール送信業務を効率化できます。

例えば、営業担当者が顧客に送るフォローアップメールやカスタマーサポートからの返信メールを、一定の品質を担保した状態で誰もが送付できるようになります。

これにより、毎回手動でメールを作成する手間を省き、迅速な顧客対応や他の業務への注力につながっていきます。

自社のブランド認知につながる

次に、HTML形式のテンプレートなどを使用することで、企業独自のデザインやブランドカラーを反映させた統一感のあるメールを送信できます。

ブランドイメージを維持しながら、顧客に対して一貫性のあるメッセージを伝えることができるため、より自社に対する顧客のロイヤリティを高めることができます。

日々お客様に大量に届くメールの中で、自社からのメールを認知してもらうことは非常に重要です。

メールの開封率が低いなど課題がある場合にはぜひ活用してみてください。

URLクリック率などを高められる

最後は、読者の行動の変化です。

視覚的に魅力的なメールテンプレートでは、リンクやCTAを効果的に配置でき、視覚的魅力度の高いメールを配信することで、クリック率やコンバージョン率の向上が期待できます。

特にマーケティングキャンペーンにおいては、テンプレートのデザインが成果に大きな影響を与えることがあります。

ただし、派手な装飾が良いということではなく、訴求したいコンテンツが読みやすい、次に何をしたらよいのかがわかりやすいといった点が重要です。

他社とは異なるデザイン性に優れたメールを送付することで、お客様のメール読了率が高まり、結果的に問い合わせやリンククリックにつながっていきます。

メールパフォーマンスを向上させるためのTipsについては、以下の記事で詳しく解説しておりますので合わせてご覧ください。

参照：【メルマガのクリック率を上げるポイント】業種別平均データや計算式もご紹介

参照：【メルマガの開封率を上げるポイント】効果的なタイトル・件名の付け方も紹介

Salesforceのメールテンプレート作成方法

それでは、実際にSalesforceでメールテンプレートを作成する方法について解説します。

本記事では、Lightningメールテンプレートでメールを作成していきます。

Lightningメールテンプレートのフォルダーおよび拡張共有の有効化

1.Salesforceの「設定（右上の歯車アイコンから選択）」をクリック

2.左側にある「クイック検索」ボックスに「Lightning」と入力し、表示される「Lightningメールテンプレート」 を選択

3.「フォルダーおよび拡張共有」の有効化をオンにする

Lightningメールテンプレートの作成方法

1.Salesforceのホーム画面左上にある「アプリケーションランチャー」をクリックし、検索ボックスに「メールテンプレート」と入力後、表示される「メールテンプレート」を選択

2．メールテンプレート管理画面に遷移し、「新規メールテンプレート」をクリック

3．任意の「メールテンプレート名」をつけて「保存」をクリック

4.「件名」の編集ボタンをクリック

5．任意の「件名」、「HTML値（本文）」を設定して、「保存」をクリックし、完了

Salesforceのメールテンプレートが表示されない場合の対応

最後に、Salesforceのメールテンプレートが表示されない場合の対応方法について見ていきましょう。

メールテンプレートが表示されない場合、いくつかの原因が考えられます。

本記事では代表的な対応方法をいくつか解説します。

メールテンプレートが有効化されているか

Classicメールテンプレートを活用している場合、メールテンプレートを作成しても、「有効化」されるまでは活用することができません。

他のメンバーにメールテンプレートが表示されない場合は、作成したメールテンプレートの有効化が完了しているか確認してみましょう。

<Classicメールテンプレートの「有効」確認画面>

メールテンプレートが公開されているか

作成したメールテンプレートが「非公開フォルダ」に入っている場合、他のユーザーもメールテンプレートを確認することができません。

共有したいメールテンプレートについては、作成後に正しく「公開フォルダ」に格納できているか確認してみてください。

<Lightningメールテンプレート>

<Classicメールテンプレート>

適切な権限が与えられているか

メールテンプレートを表示するためには、アクセス権限が必要です。

自身の環境でメールテンプレートが確認できない場合は、権限が付与されていない可能性があるため、自社のSalesforceシステム管理者に確認するようにしましょう。

システム管理者に以下を確認してもらう必要があります。

1.付与されたプロファイルにメールテンプレートアクセス権限があるか確認

2.権限が付与されていなければ、権限セットなど用いて新たに権限を付与してもらう

設定でメールテンプレートが有効化されているかを確認してください。また、テンプレートが特定のユーザー権限に関連付けられている場合、そのユーザーが適切なアクセス権限を持っているかもチェックしましょう。さらに、Salesforceのバージョンやインターフェースの違い（ClassicとLightning）によって、表示に問題が生じることもあります。

最後に、ブラウザのキャッシュやCookieの影響も考慮し、問題が解決しない場合はSalesforceのサポートに問い合わせてみるのが良いでしょう。

まとめ

本記事では、Salesforceのメールテンプレート機能について、種類や活用メリット、作成方法について解説してきました。

自社でメールテンプレートを作成し、運用するイメージはお持ちいただけたでしょうか？

Salesforceを活用してメールテンプレートを作成する方法は複数あり、送付したいメールの内容や要件によって、適切な選択も変わってきます。

まずは日常業務の一部でも良いので、メールテンプレートを活用してみて、必要に応じて徐々に活用の幅を拡げていくことが重要です。

本記事で紹介した内容を参考に、自社の業務フローでメールテンプレートを活用してみてください。

また、自社のSalesforce環境の運用を見直す際に、自社の営業・業務フローに沿って一貫性のあるデータ管理やシステム運用にはどのような方法があるのか、具体的な方法やアドバイスについてご興味・ご関心がある方は、ぜひ弊社ストラへお問い合わせくださいませ。

ストラではSalesforceの各種機能や設定、運用フローが、お客様の目指すデータ活用のために有効に機能しているのか、お客様の業務フローにマッチしているのか、お客様の理想や現状を把握した上で、適切なSalesforceの環境設定や運用をご支援いたします。