Salesforceの入力規則とは？活用すべき代表的な入力規則や作成方法について解説

Salesforceを導入されている企業であれば、顧客データや商談データなど様々なデータ資産が蓄積され始めているかと思います。

しかし実際にいざ蓄積したデータを活用するフェーズになると、「入力している人としていない人がいる」、「会社名や担当者名が全角やスペースなどバラバラ」と言った課題に直面されるSalesforceの管理者様が多くいらっしゃいます。

それらデータの揺らぎを解決するために、Salesforceでは、データを正確に入力・保存するためのルールである「入力規則」の設定が可能です。

入力規則を活用することで、ユーザーが図らずも正しく入力できていなかったデータの入力精度が向上し、Salesforceの蓄積データを営業戦略立案に活用するなど、自社にとって大きなメリットをもたらすことができます。

本記事をお読みいただくことで、Salesforceの入力規則について基礎的な理解だけでなく、自社のSalesforce環境においても実際に入力規則を設定するための手順についても学んでいただける内容となっております。

入力規則はSalesforceに蓄積されるデータ資産価値を向上させる機能の一つなので、ぜひ最後までご覧ください。

参照：Salesforce（セールスフォース）とは？製品群や機能、メリット・デメリットを簡単に解説！

Salesforceの入力規則とは？

まずはSalesforceの「入力規則」について、基本的な理解を深めていきましょう。

入力規則は必須入力設定など基礎的な活用の他、効率的にデータを蓄積するために様々な場面で活用される重要機能の一つです。

実際の活用に向けて、入力規則の基礎について押さえておきましょう。

Salesforceの入力規則の役割

Salesforceの入力規則は、入力データが有効ではない場合に更新や保存をさせず、データの品質を一定水準以上に保つことをサポートするための機能です。

入力規則は、事前に設定した条件に基づいてデータを検証します。

例えば、商談フェーズが「最終調整中」以上になった場合に、「獲得予定日」項目または「商談金額」項目が空欄であればエラーメッセージを表示し、レコードの保存をブロックすることができます。

これにより、データの整合性が保たれ、後の分析や報告の際にも、信頼性の高い情報を提供することが可能になります。

また、必須項目設定だけでなく、入力規則は数式や条件式を使用して柔軟に規則を設定できるため、より複雑なルールの設定が可能です。

例えば、半角数字のみを許可する項目に全角数字が入力された場合、エラーメッセージを表示して修正を促すことができます。

Salesforceの入力規則は、管理者やユーザーにとって、Salesforceにどのようなデータを入力すればよいのか明確にし、効率的に高品質なデータを収集するための強力な役割を果たします。

Salesforceの入力規則で利用される代表的な数式・関数

次にSalesforceの入力規則を活用するために、よく使われる代表的な数式や関数について一部ご紹介します。

対象のオブジェクトや項目を変更して置き換えるだけでも汎用的に活用できるため、自社のSalesforceで入力規則を設定をするための参考にしてください。

入力規則	数式
半角英数のみを入力してもらう	NOT ( REGEX( target_field__c, “^[a-zA-Z0-9]+$” ) )
取引先名の「㈱」表記をエラーとする	REGEX(Name , “.*㈱.*” )
商談の完了予定日に過去の日付を入力できないようにする	CloseDate < TODAY()
商談フェーズが［失注］かつ［失注理由］が空欄のときにエラーを返す	AND(ISPICKVAL( StageName , “フェーズ” ) , ISBLANK( LostReason__c ))
特定のプロファイルのみ入力規則の対象外とする	NOT($Profile.Name=”システム管理者”)
一定金額を超える商談金額のご入力を防ぐ	OR(Amount < 0,   Amount > 10000000)

その他にも、入力規則を設定するための数式や関数が様々ございます。

以下の記事にある関数一覧も参考に、自社に必要な入力規則を設定してみてください。

参照：Salesforceの数式項目とは？関数や作成方法など制限事項を踏まえて解説

Salesforceの入力規則の具体的活用例

Salesforceの入力項目について、役割や代表的な例について理解を深めていただいたところで、実務で入力規則を活用する例について紹介します。

ここで紹介している入力規則の例はごく一部であるため、自社の業務フローや活用したいデータ項目に合わせて入力規則を検討してみてください。

営業部門における入力規則の活用例

営業部門では、入力規則を活用することで商談管理の正確性を保ちながら業務を効率化できます。

例えば、商談管理において、商談のフェーズが「最終調整中」となった場合に「予算」や「決裁者の確認」が必須項目となるように入力規則を設定します。

上記により、必要な情報が漏れなく入力され、商談の重要な局面で関係者が把握できておらず予期せず失注をするといったことを防ぐことができます。

また、入力ミスを防ぐために、顧客の名前が正しい形式で入力されているかをチェックする入力規則を設定することも有効です。

例えば、Salesforce上に「株式会社A」と「（株）A」がある場合、両社は同一の会社でありながらデータ上は別会社とみなされてしまい、場合によっては顧客のフォロー漏れや引継ぎ漏れなど、重大なクレームにつながるミスにつながる可能性もあります。

営業担当者が営業活動に集中して業務ができるよう、日頃からデータの整合性を保つことは、会社全体の売上向上につながる重要な取り組み事項です。

マーケティング部門における入力規則の活用例

マーケティング部門では、キャンペーンやリード管理の際に入力規則を利用することで効率的なリードフォローを進めることができます。

例えば、新規リードが登録される際に、メールアドレスが有効な形式であるかどうかをチェックする入力規則を設定します。

具体的には、「email@example.com」の形式でなければエラーメッセージを表示して登録をブロックし、無効なメールアドレスがデータベースに蓄積されるのを防ぎます。

上記により、フォローメール配信時のメール到達率や開封率の向上に繋がり、自社に関心を持つリードが創出されます。

Salesforceの入力規則の作成・設定方法

それでは、実際にSalesforceの入力規則を作成していくステップについて解説します。

本記事で紹介する入力規則の作成・設定の仕方を元に、自社のSalesforce環境においても実際に入力規則の設定を行ってみましょう。

1.Salesforceの「設定（右上の歯車アイコンから選択）」をクリック

2.左上タブにある「オブジェクトマネージャ」 をクリック

3.「オブジェクトマネージャ」のクイック検索ボックスに、入力規則を設定したい項目を含む、任意のオブジェクト名を入力して、表示結果を選択

4.オブジェクトページの左側から「項目とリレーション」を選択し、入力規則を設定したい項目を選択して「新規」をクリック

5.「入力規則」の欄にある「新規」をクリック

6.必須項目を入力の上、設定したい入力規則に合わせて数式を記載し、構文エラーがないことを確認して「保存」をクリック

本ステップでは、「商談完了予定日を今日より前の日付で入力することを制限する」入力規則を作成しています。

ルール名：40文字以内の半角英数字で設定する必要があります。

説明：必須ではないですが、後から他の項目への転用や入力規則の解除をしやすくするため記載することをおすすめします。

エラーメッセージ：条件式に該当するデータを入力しようとした際に、ユーザーに表示されるエラーメッセージを設定します。

7.設定した入力規則が正しく機能することを確認して、完了

Salesforceの入力規則の注意事項

最後にSalesforceの入力規則を活用する上で、管理者様が注意すべき点についても触れたいと思います。

既存データの入力規則適用タイミング

入力規則は、規則が設定される以前のデータには適用されません。

（既に過去の日付が入った獲得予定日があっても、入力規則設定後に自動的にエラーとはならない。）

エラー条件に該当するデータ項目がエラーとして判定されるのは、入力規則設定以降にデータの更新を行った場合です。

実務を主体とした入力規則の設定

また、入力規則を必要以上に設定し過ぎてしまうと、どのルールで何を管理しているか煩雑になるため、データ入力の度にいずれかの規則に該当してしまい、データが更新・保存できなくなってしまう場合があります。

本来、自社データを蓄積することが目的であるSalesforceですが、営業やマーケティング、CS部門のユーザーがデータを入力することを手間に感じて、活用をやめてしまう状態を作ってしまうと会社にとっても大きな損失となってしまいます。

データを効率的に蓄積するための入力規則ですが、入力規則だけで厳格なデータ管理を実現するのではなく、業務フローの見直し等でデータが確実に入力されるプロセスを築くことも重要です。

まとめ

本記事では、Salesforceの入力規則について、基本的な機能や実際の設定方法について解説してきました。

自社のSalesforceにおいても、入力規則を活用してデータの蓄積精度を向上させるイメージをお持ちいただけたでしょうか？

入力規則は、Salesforceにおいて重要かつ基本的な機能である一方、入力規則を全ての項目において厳格に設定し過ぎると、実際にデータを入力するユーザーの負荷が高まってしまい、Salesforceにデータが蓄積してもらえないこともあります。

自社の業務フローや蓄積したデータをどのように活用したいのかを検討の上、必要以上に入力規則を設定し過ぎないよう、ユーザーの意見もヒアリングしながら実装してみましょう。

入力規則の活用を始めとして、自社のSalesforceにおいて、より効率的な活用余地がないのか、一度相談をしてみたいという方は、ぜひ弊社ストラへお問い合わせくださいませ。

ストラでは、各社様が実現したい業務フローや体制をヒアリングした上で、管理者様と実務部門の双方にとってベストなSalesforce活用とは何か、一緒に検討を行い、支援をいたします。

本記事を読んで、自社のSalesforce活用について今一度見直してみたいと思われた担当者様は、ぜひこちらのお問い合わせフォームよりまずはお気軽にご相談してみてください。